ANBI - Openluchttheater Valkenburg

Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

ANBI

INFO/CONTACT

(Concept) JAARVERSLAG 2016
STICHTING OPENLUCHTTHEATER VALKENBURG


Voorwoord
Op 16 juni 2016 was het precies honderd jaar geleden dat het Openluchttheater Valkenburg geopend werd. Genoeg reden om een feestje te bouwen en terug te kijken op een eeuw theater en cultureel leven in Valkenburg. Maar ook een moment om stil te staan bij de vraag hoe je een van de uniekste plekken van Valkenburg en zeker ook van Nederland voor toekomstige generaties zou kunnen veiligstellen, niet alleen als cultuurhistorisch object, maar ook als bruisende culturele spot.

In de honderd jaren van haar bestaan heeft het theater vele hoogtepunten in artistiek opzicht meegemaakt, verschillend van aard en passend in de tijd van toen. Sinds 2009 zijn we er in geslaagd het zieltogende theater nieuw elan te geven en het weer een stevige plaats te geven in het culturele leven van Valkenburg en omgeving. In toeristisch opzicht is het theater weer een belangrijke speler.

Het jubileum is aangegrepen voldoende financiële middelen te genereren om een aantal belangrijke investeringen in het theater te doen om het theater beter te kunnen benutten.
We hebben helaas afscheid moet nemen van drie van onze vrijwilligers, Ronald Weck, Marietje Kieboom en Bep Spits die in 2016 zijn overleden.

Namens het bestuur van de Stichting Openluchttheater Valkenburg
Hub. Stohr, voorzitter
25 juni 2017

Inleiding
De Stichting Openluchttheater Valkenburg heeft twee doelstellingen:
- het organiseren van laagdrempelige theatervoorstellingen in het Openluchttheater in een breed scala van genres, voor bewoners, mensen uit de regio, gasten en bezoekers van elders en dat voor alle leeftijden en op een verantwoord kwalitatief niveau;
- het behouden van het Openluchttheater als cultuurhistorisch monument, uniek wat betreft ambiance en authentiek wat betreft vorm en uitstraling.
Het Openluchttheater werd in 1916 geopend en kent een lange en legendarische geschiedenis binnen Valkenburg en binnen de ontwikkeling van het toerisme in Valkenburg. Hoewel we steeds praten over het Openluchttheater, bestaat het complex uit twee theaters: het ‘echte’ Openluchttheater met zijn grote podium en tribune buiten met een capaciteit van ruim 800 zitplaatsen en het Grottheater met, afhankelijk van de manier van inrichten, 50 tot maximaal 100 zitplaatsen. Behalve in grootte is er ook verschil in aard. Het buitentheater ligt in de “open lucht”, een prachtig amfitheater midden tussen de bomen. Het grottheater is overdekt, dus nauwelijks weersgevoelig, en intiem van aard. De grillige rotsformaties zorgen bovendien voor een unieke bijzondere sfeer. In deze tekst worden met het woord theater steeds de beide theaters bedoeld.

Het Openluchttheater is door zijn ligging en vorm uniek in Nederland, waarschijnlijk zelfs binnen Europa. De ligging, het bos, de mergelwanden, de grot en de tribune in de vorm van een amfitheater zorgen voor een ambiance die zijn weerga niet kent. Samen met de voortreffelijke akoestiek maakt het dit theater zeer bijzonder voor zowel bezoekers als artiesten. Daarnaast is het nu een eeuw een monument dat getuigt van de bijzondere geschiedenis van het toerisme in Valkenburg.

2016, een bewogen jaar
Het jubileum is al in de jaren voorafgaand aan 2016 aangezet. Er zijn gelden weggezet om de extra kosten te kunnen opvangen en al vroeg een aantal plannen gemaakt en activiteiten opgestart.

Zo is al in 2014 gestart met de voorbereidingen voor de uitgave van een jubileumboek. Nadat voldoende fondsen waren verzameld heeft onze directeur Jos Frusch, als oud-journalist, de opdracht gekregen een boek te schrijven. Hij heeft gekozen voor een soort historische roman, rijkelijk voorzien van foto’s, waarin in 12 hoofdstukken niet alleen een aantal belangrijke momenten in de geschiedenis van het theater aan bod komen maar ook de personen die daarbij een rol speelden een gezicht kregen. ‘Passie in de Plenkert’, verschenen voorjaar 2016, is op meerdere plaatsen te koop, zowel in de reguliere boekhandel en online. Het wordt ook ingezet als relatiegeschenk. Voor de financiële afhandeling zie bijlage 4.
Overigens is in het Jaarboek 2016 van de Historische en Heemkundige Studies in en rond het Geuldal een artikel verschenen van Rob P.W.J.M. van der Heijden: Amfitheater in Neêrlands lustwarand. Een terugblik op 100 jaar Openluchttheater Valkenburg.

Het jubileumjaar is aangegrepen om belangrijke investeringen in het theater te doen met als doel het theater meer toekomstbestendig te maken.
Zowel de provincie als de gemeente waren genegen om een substantiële bijdrage te leveren aan de benodigde financiën. Er werd een verdeling afgesproken van de kosten: provincie, gemeente en stichting zouden ieder een derde gedeelte van de benodigde kosten voor zijn rekening nemen. De kosten van het project werden geraamd op € 240.000,- , dus iedere participant zou € 80.000,- bijdragen.
De Stichting Openluchttheater Valkenburg heeft behalve eigen reserves ook een aantal fondsen aangesproken om haar deel van de financiën te kunnen verwerven. Zie bijlage 2.

Het majeure project in het jubileumjaar was de overkapping van het podium en de afsluiting van het grottheater met een flexibele wand. Het doel was het theater minder weersgevoelig te maken en daardoor ook het seizoen te kunnen verlengen.
De overkapping maakt het mogelijk ook bij regen de voorstellingen te laten doorgaan. De artiesten met hun kwetsbare instrumenten en techniek kunnen zo tegen de regen beschermd worden. Het publiek zit bij regen in de ‘open lucht’, maar wordt beschermd door middel van regenponcho’s die we als theater ter beschikking stellen.
In 2014 was al begonnen met de voorbereidingen zoals het verkennen van de financiële mogelijkheden en het zoeken naar een architect. Er werd gekozen voor Huub Segeren van H3 Architecten die een uniek ontwerp heeft gemaakt in de vorm van een ‘bladerdak’. Voorkomen moest worden dat de bijzondere ambiance van het theater ernstig zou worden aangetast. Het ontwerp van Huub Segeren versterkt juist de natuurlijke uitstraling van het theater. De firma Trimmings wist dit ontwerp om te zetten in een overkapping.
Er was ook tegenslag: door de bijzondere omstandigheden in het theater was het maken van de fundering zeer complex en daardoor beduidend duurder dan begroot.
Steeds heeft onderhoud en beheer door onze vrijwilligers centraal gestaan. Om het gebruiksgemak te vergroten is tijdens de bouw gekozen voor elektrische lieren. Ook dit werkte kostenverhogend.
Hoewel het spannend was zijn we er in geslaagd om bij de opening van het seizoen de overkapping in gebruik te nemen.
De afsluiting van het Grottheater is na afloop van het seizoen gerealiseerd. De theatergrot kan nu met een flexibele glaswand afgesloten worden waardoor de invloed van de weergoden voor een belangrijk deel beperkt kan worden. Door onze vrijwilligers is in de grot een aantal ‘zwartstralers’ als verwarming aangelegd. Daardoor is seizoens-verlenging mogelijk geworden.

De bestaande toiletgroep in het theater werd gebouwd in de jaren tachtig van de vorige eeuw. Door de toentertijd gekozen constructie was het onderhoud een probleem. Bovendien was door het stijgende aantal bezoekers duidelijk geworden dat de capaciteit van de toiletten tekort schoot. Een mindervaliden toilet ontbrak. Er werd besloten de toiletten te verbouwen en flink uit te breiden. De capaciteit werd vrijwel verdubbeld en er is een mindervalidentoilet gebouwd. Zowel de verbouwing als de uitbreiding is helemaal gerealiseerd door onze vrijwilligers. De kosten van de nieuwbouw zijn geheel gedragen door de Stichting Openluchttheater Valkenburg zelf. Via de verkoop van ‘zitplaatsen’ en ‘banken’ op de tribune is een deel van de kosten gedekt.
De bouw van de nieuwe toiletten liep onder andere door weersomstandigheden enige vertraging op. Toch konden bij begin van het seizoen gebruikt worden, zij het dat het herentoilet korte tijd als ‘cabriotoilet’ gefunctioneerd heeft.

De beide horecaterrassen hebben een upgrade gehad. Ze zijn opnieuw betegeld en ook is hun oppervlak uitgebreid. Daardoor is er in de pauzes meer capaciteit ter beschikking.
Onze vrijwilligers hebben ook in 2016 het aantal houten banken op de tribune vergroot. Op ongeveer driekwart van de tribune staan banken met rugleuningen.
Er waren ook tegenslagen. Al eerder is vermeld dat bij het project ‘overkapping en afsluiting van de grot’ de begroting overschreden moest worden. De uitvoering van het project was ook een zware belasting voor het openluchttheater als organisatie. Gelukkig kan achteraf vastgesteld worden dat alle plannen verwezenlijkt zijn kunnen worden.
Voor de financiële afwikkeling zie bijlage 2.
Op 23 juni 2016 werd het theater getroffen door een noodweer. Die avond werd de opera La Bohème opgevoerd door Opera Zuid. Tijdens de voorstelling was het een mooie zwoele avond. Ongeveer 25 minuten na afloop werd het theater overvallen door een enorm noodweer. Het overgrote deel van het publiek was reeds weg, een enkeling genoot nog van een drankje. Wel waren enkele tientallen vrijwilligers en medewerkers van Opera Zuid nog actief met het opruimen en afbouwen van de set en de horeca. In korte tijd viel er een enorme hoeveelheid regen, maar het grootste probleem was een valwind die een groep van drie bomen deed omvallen en de kroon uit een andere boom brak. De bomen vielen over het horecaterras en op de tribune. Hoewel er mensen op het terras aanwezig waren viel er gelukkig geen enkel slachtoffer, niemand liep een schrammetje op. De schrik en de ravage waren echter zeer groot.
Door de overvloedige neerslag liep het podium onder water hetgeen schade aan instrumenten tot gevolg had. Een deel van de banken op de tribune werd vernield net als een aantal lampen, zowel van het theater als van Opera Zuid.
Met hulp van de gemeente Valkenburg aan de Geul, vrijwilligers en de spontane medewerking van Valkenburgers kon de ravage in twee dagen worden opgeruimd. Later bleek dat het rioolsysteem op het podium verstopt geraakt was en bovendien niet van de vereiste kwaliteit was. Een deel van het riool moest vernieuwd worden. Deze werkzaamheden zijn door de gemeente verricht.
Uiteindelijk hoefde maar één voorstelling afgelast te worden.
Een deel van de schade is helaas niet door verzekeringen vergoed.
Door de ervaringen van 23 juni is besloten tot een upgrading van ons veiligheidsplan.

In 2016 is ook een begin gemaakt met het opzetten van een stappenplan waarmee de veiligheid van de theatergrot ook naar de toekomst gegarandeerd kan blijven. In samenwerking met de firma Mergelbouw Kleijnen is er een onderzoek verricht door de Firma Spang. Er is een rapport gemaakt met een aantal aanbevelingen.

Bestuur, directie en vrijwilligers
In 2016 bestond het bestuur van de Stichting uit 7 personen t.w.:                                                                                      
Hub. Stohr, voorzitter; Bonnie Groen, secretaris; Martin Prins, penningmeester; Paul Tekstra, Peter Zegwaart, George Jacobs en Anja Wiersma. Peter Zegwaart heeft in de tweede helft van 2016 afscheid genomen als bestuurslid en Anja Wiersma is in 2016 als nieuw bestuurslid verwelkomd.
De heer Jos Frusch is als directeur verantwoordelijk voor de uitvoeringen en voor het functioneren van het theater en hij stelt het jaarprogramma samen. Ook in 2015 was Ivo Mullenders als theatermanager verantwoordelijk voor het technische aspect van de theatervoorstelling. Samen vormen zij het ‘management’ van het Openluchttheater.
Fundament voor het instandhouden en het functioneren van het theater zijn de ongeveer vijfenzeventig vrijwilligers, die zich ook dit jaar weer belangeloos inzetten voor het Openluchttheater en aan wie dan ook in grote mate het succesvol verlopen seizoen te danken is. Zij brengen een enorme schat aan ervaring mee die ons in staat stelt het theater op een professioneel niveau te exploiteren. Deze vrijwilligers dragen niet alleen zorg voor het onderhoud van het theatercomplex, de horeca-exploitatie en de ontvangst en begeleiding van de bezoekers en de artiesten, maar geven ook invulling aan de pr- en communicatie-activiteiten, m.n. door een eigen website (www.openluchttheater-valkenburg.nl) en gebruik van de sociale media.

Er waren maart 2016 in totaal 75 vrijwilligers, 32 mannen, 43 vrouwen inclusief werkgroepleden, fotografen en bestuursleden.

Zij werden ingezet bij 50 voorstellingen plus enkele verhuringen die buiten de programmering vielen.
Iedere vrijwilliger heeft kunnen aangeven naar welke werkzaamheden zijn/haar voorkeur uitgaat. Tevens kon iedereen kiezen op welke data men beschikbaar is, met een minimum van 15.
In 2016 is voor het eerst gewerkt met een gestandaardiseerd handboek voor vrijwilligers.

Door de horecamedewerkers werden, behalve de drankvoorziening voor onze bezoekers, ook verzorgd:
a. de maaltijden van de artiesten;
b. de hapjes bij een aantal evenementen.

Aan het begin van het seizoen werden het amfitheater en het toneel door vrijwilligers grondig gereinigd.

Op woensdag 6 april werd de openingsbijeenkomst gehouden in Brasserie de Stationnerie om het nieuwe theaterseizoen in te wijden en alle afspraken nog eens de revue te laten passeren.
In het kader van het jubileumjaar was er op vrijdag 2 september een feestelijke afsluitende activiteit voor alle vrijwilligers met een speciaal optreden van Ivo Rosbeek en Paul van Loo.
Tien leerlingen van het Stellamaris-college zijn bij hun maatschappelijke stage begeleid. Zij hebben die met goed gevolg afgesloten. De ervaringen waren wederom positief.

Het ‘feestprogramma’
Met een schitterend concert van philharmonie zuidnederland begon Openluchttheater Valkenburg op 21 mei 2016 aan zijn jubileumseizoen. Commissaris van de Koning Theo Bovens nam in de pauze van het concert de nieuwe podiumoverkapping – een artificieel bladerdak − in gebruik. Het concert vormde de opmaat van een zeer geslaagd seizoen waarin het theater met een aantal speciale voorstellingen zijn honderdjarig bestaan vierde. Bijna 15.500 bezoekers bezochten de in totaal 47 evenementen.

Onder de speciale jubileumproducties waren grote namen als The Dublin Legends (The Dubliners), astronaut André Kuipers met zijn ruimtevaartcollege en de wereldvermaarde zigeunerviolist Roby Lakatos met zijn ensemble; voorstellingen die zeer goed werden bezocht. Dat laatste geldt ook voor de operavoorstelling La Bohème van Opera Zuid (bijna uitverkocht), The Rolling Beatles (bijna uitverkocht), Woodstock the Story (bijna uitverkocht) en Pink Project (uitverkocht).

De concertserie in het grottheater wordt steeds populairder. Voor de meeste concerten is de grot met 110 zitplaatsen te klein. Gelukkig was het weer doorgaans prima, zodat de mensen ook buiten de grot naar de concerten konden luisteren. Enkele uitschieters: Laura Engel, Michelin van Hautem, Paul van Loo en Ivo Rosbeek, Miss Molly and Me, Suzan Seegers en het zondagmorgenconcert in het kader van te Orlando Festival.

Het aanbod in 2016 was opnieuw heel divers, conform de taakopdracht van het theater: van klassiek tot jeugdtheater, van opera tot wereldmuziek, van (jeugd)toneel tot kamermuziek. Nieuw in het aanbod was het genre cabaret, ingevuld door het muzikaal-absurdistisch cabaret-duo Yentl & De Boer, dat vanwege het grote succes ook in 2017 in het theater zal optreden.

Het operagezelschap Opera 2.0, dat in 2015 de spraakmakende productie El Rey over het leven van de controversiële Roermondse politicus Jos van Rey in het openluchttheater in première bracht, kwam nu met een al even spraakmakende opvolger: De Berg van Tom over de succesvolle Maastrichtse wielrenner Tom Dumoulin.

Vermeldenswaardig is tenslotte nog Flamma!, een nieuw, driedaags cross-over festival dat  Openluchttheater Valkenburg in samenwerking met museum de Romeinse Katakomben organiseerde. Met in het openluchttheater onder meer een festivalproductie van Toneelgroep Maastricht, de opera Dido and Aeneas en het Commedia del ’Arte-duo Canti Vaganti. Een hoogwaardig festival, dat bij de festivalbezoekers en in de kranten alle lof oogstte, maar slechts door een paar honderd mensen werd bezocht.  
In het theater hebben nog enkele andere activiteiten plaatsgevonden: de jaardag van de Nederlandse Vereniging van Openluchttheaters, de presentatie van het boek ‘Met Mussert Hou zee!’ van Jacquo Silvertant, een lezing voor het LGOG over ‘100 jaar Openluchttheater’ en een contactdag voor Zuid-Limburgse  bedrijven.
Onder auspiciën van de Stichting Openluchttheater Valkenburg zijn de Vestingfeesten, de opening van het nieuwbouwcentrum ‘Aan de Kei’ en een aantal Kerstconcerten georganiseerd.

Bezoekers
In het totaal bezochten 15.313 personen het Openluchttheater in 2016, een stijging van 4% t.o.v. 2015. Bij voorstellingen specifiek bedoeld voor jeugdigen namen 4.056 bezoekers deel, dat is 26,5 % van het totaal aantal bezoekers.

Bezoekersonderzoek
Grafiek 1: Leeftijdsverdeling van de deelnemers aan het bezoekersonderzoek

 

Van het aantal bezoekers van het Openluchttheater hebben 211 bezoekers het Openluchttheater digitaal beoordeeld.
Het theater is daarin gefaciliteerd door Branches & Trends uit Maastricht.
Evenals in 2015 is de leeftijdsgroep 50-64 jaar het meest genegen om een bezoekersenquête in te vullen waarbij de vrouwelijke bezoekers hierin meer vertegenwoordigd zijn dan de mannelijke.
Ook ligt er wederom een uitdaging voor de komende jaren om de jongeren meer te betrekken bij de beoordeling.
Overigens geven deze cijfers in zekere zin een vertekend beeld. Een belangrijke groep bezoekers neemt niet deel aan het bezoekersonderzoek.  Dat geldt met name voor de bezoekers van specifieke voorstellingen voor jeugdigen.

Waar komen onze bezoekers vandaan?
De grootste groep bezoekers is afkomstig van buiten Valkenburg/Heuvelland.

Grafiek 2

 

Voor 2016 had het Openluchttheater zich als doel gesteld om 20% van de bezoekers van buiten Valkenburg en de regio te betrekken. Hoewel het hier cijfers van de bezoekers van de beoordelingssite betreft kunnen we stellen dat globaal het doel bereikt is. Uit contacten met logiesverstrekkende bedrijven  en uit email- en telefonische contacten met onze bezoekers blijkt dat een groeiende groep bezoekers van elders speciaal een vakantie in Valkenburg boekt om een voorstelling in het Openluchttheater te kunnen bezoeken.

Bron bekendheid voorstellingen in het Openluchttheater.

Grafiek 3

 

De huis-aan-huis folder, de website en de mond-tot-mond reclame zijn de belangrijkste bronnen om de voorstellingen in het Openluchttheater onder de aandacht te brengen.

Verkoop tickets
75 % van het aantal verkochte tickets gebeurt online. 2016 is het laatste seizoen dat het Openluchttheater een passe-partout aanbood. 273 keer werd het theater met een passe-partout bezocht.

Feedback bezoekers
Grafiek 4: Tevredenheid over aspecten van het Openluchttheater Valkenburg (gemiddelde rapportcijfers)


 

Uit grafiek 4 blijkt een grote mate van tevredenheid over het Openluchttheater. Men is zeer te spreken is over de beleving van het Openluchttheater. Op alle aspecten handhaven we in 2016 het niveau van 2015.De totale waardering voor het bezoek krijgt het rapportcijfer 8,8. Binnen de context van dit type onderzoek is dit een extreem hoge waardering. Naast de sfeer, de ambiance en de optredende artiesten vervullen ook onze vrijwilligers blijkens de enquête een belangrijke rol in de tevredenheid van de bezoekers. De resultaten van het onderzoek worden door het bestuur gebruikt om de kwaliteit van het theater, de service, vooral de horecafaciliteiten en de programmering verder te verbeteren.

Marketing en communicatie
Het Openluchttheater heeft in haar marketing- en communicatieactiviteiten in 2016 wederom stappen gezet naar het opbouwen en laden van het Openluchttheater als merk; het Openluchttheater fungeert niet als faciliteit of decor, maar is een van de sfeerbepalende hoofdrolspelers. En daarnaast communiceren we, dat het Openluchttheater altijd kwaliteit, passie en verrassing biedt. Verder zijn we binnen de marketingcommissie steeds op zoek naar een sterke balans tussen de algemene en voorstellingsgerichte communicatie en naar het effectief bereiken van zowel de bewoners als toeristen. Dat alles met de inzet van free publicity, de brochure, traditionele media, advertenties, buitenreclame en steeds meer de sociale media.
De marketingactiviteiten waren daarnaast gericht op het meer betrekken van het bedrijfsleven in de regio bij het OLT, met als thema een partnership bij het 100-jarig bestaan van het theater. De overkapping van het podium is één van de projecten die zijn opgehangen aan het 100-jarig bestaan.

Veelzijdige mediamix
Het Openluchttheater geeft jaarlijks een programmabrochure uit in een oplage van ruim 40.000 exemplaren, die in de gemeente Valkenburg aan de Geul huis aan huis wordt verspreid. Daarnaast vindt verspreiding plaats op een groot aantal strategische locaties in Zuid-Limburg (hotels, campings, toeristische attracties, bibliotheken etc.).
In de communicatiemix vervult de website www.Openluchttheater-Valkenburg.nl een steeds belangrijker spilfunctie. Het programma is daarop te vinden, via de website kan men de ervaringen in het theater kenbaar maken, zich opgeven voor de nieuwsbrief en Vriend van het theater worden. Op de site zijn verder filmpjes te vinden met spraakmakende optredens tijdens het lopende en van vorige seizoenen.
Verder schakelt het Openluchttheater een mix van lokale media in, gericht op zowel de bewoners van de regio als toeristen en dagjesmensen. Dat gebeurt in de vorm van betaalde advertenties, free publicity of barters.  Dit jaar heeft MGL ons gefaciliteerd om een tweetal paginagrote advertenties in De Limburger en het Limburgs Dagblad te plaatsen. Sociale media (Facebook, twitter) en voorstellingsgerichte uitingen (affiches, driehoeksborden) nemen een steeds belangrijker plaats in het communicatieplan van het Openluchttheater. Verder is de samenwerking met de VVV geïntensiveerd (Tickli), waardoor er via dit kanaal veel meer kaarten konden worden verkocht dan in voorgaande jaren.
Uit het bezoekersonderzoek blijkt dat alle ingezette communicatiekanalen substantieel bijdragen aan het bereiken van (potentiële) bezoekers. De brochure speelt een hoofdrol, maar daarnaast zijn de website, dag- en huis aan huisbladen, affiches en sociale media belangrijk.

Financiën
Het jaar 2016, het 100-jarig jubileumjaar van het Openluchttheater Valkenburg, werd gekenmerkt door een aantal majeure projecten en gebeurtenissen. Ten eerste werd een overkapping van het podium aangebracht en de theater-grot afsluitbaar gemaakt. Ten tweede werd een jubileumboek uitgegeven. Van beide projecten is een gedetailleerde project-afrekening bijgevoegd, inclusief een korte schriftelijke uitleg. Tevens werd de toiletfaciliteit uitgebreid met een nieuw gebouw, en de bestaande toiletfaciliteit aangepast aan de hedendaagse eisen. Tenslotte werden de bestaande terrasvoorzieningen waar nodig herstel en tevens uitgebreid, daar de bezetting van ons theater gestaag toeneemt en voor het jubileumjaar in topconditie dienden te zijn gebracht. Bovendien was voor het jubileumjaar voorzien in het aantrekken van vooraanstaande artiesten, c.q. groepen, waardoor zowel de recettes als de kosten voor artiesten hoger lagen.
De algemene resultatenrekening laat een negatief resultaat zien van ruim € 20,000.-, ondanks de inzet van gelden gereserveerd voor de viering van ons jubileumjaar. Desondanks is er nog een positief eigen vermogen, vooral te danken aan de mogelijkheid de investeringen in de overkapping en de afsluiting van de grot af te schrijven over 10 jaar, en het verkrijgen van een liquiditeitslening, zonder de noodzaak van een garantstelling, tegen een aantrekkelijk rentepercentage van 3% per jaar. Deze lening werd verstrekt door een gelieerde partij, welke anoniem wenst te blijven.
Hiermede is de continuïteit van de Stichting Openluchttheater Valkenburg gegarandeerd en menen wij dat deze jaarrekening (inclusief bijlagen) een betrouwbaar beeld geeft van de ‘Stichting’.
Zie verder bijlage 1 en 2.

Bijlage 3.4: TOELICHTING BIJ DE FINANCIËLE VERANTWOORDING OVERKAPPING PODIUM EN AFSLUITING GROT
Het bestuur van de stichting Openluchttheater Valkenburg startte in 2012 met plannen het openluchtpodium van het theater te overkappen en het grottheater d.m.v. een glaswand af te sluiten.
Door deze voorzieningen moet het theater minder gevoelig worden voor weersomstandigheden.
De voorzieningen bieden tevens meer mogelijkheden voor de programmering. Doelstelling was tevens het voorgenomen project tijdens het 100-jarig bestaan van het Openluchttheater in 2016 af te ronden.
De overkapping werd in gebruik genomen bij de openingsvoorstelling op 21 mei 2016 en de grotafsluiting tijdens een concert op 12 november 2016.
Bij de toekenning van de gemeentelijke subsidie ad € 80.000,- werd het (financiële) projectrisico door de gemeente, die tevens eigenaar is van het theater, geheel bij de stichting Openluchttheater Valkenburg gelegd.
Het gehele project werd door de architect begroot op € 240.000,-. De totale kosten van het uitgevoerde project hebben uiteindelijk € 332.335,87 bedragen. Hierdoor moet de stichting Openluchttheater Valkenburg, naast de afgesproken financiële inbreng van € 80.000,- (1/3 deel), nog een aanzienlijke extra bijdrage realiseren van €  92.335,87. Voor zover dit extra bedrag niet uit giften, donaties of eigen middelen kan geschieden, wordt gebruik gemaakt van een tijdelijke financiering met vreemd vermogen.

Als oorzaken van de begrotingsoverschrijding kunnen worden aangegeven:
1) De wens om de podiumoverkapping zo volledig mogelijk te laten zijn. Dit leidde tot aanpassing van het aanvankelijke ontwerp.
2) De unieke dakconstructie waarmee moest worden geëxperimenteerd.
3) De ligging en bodemomstandigheden van het openluchttheater, waardoor extra voorzieningen moesten worden getroffen voor de in te zetten bouwmachines. Verder werden de kosten van het aanbrengen van de funderingen hierdoor onvoorzien hoog.
4) Om de mogelijkheden van de overkapping volledig te kunnen benutten is voor elektrische lieren in plaats van handbediende lieren gekozen.
5) De aanvankelijk voorziene grotafsluiting was statisch, waardoor het podium effectief kleiner zou worden. Bij nader inzien is toch gekozen voor een meer flexibele en duurdere afsluiting, waardoor de oorspronkelijke podiumgrootte behouden blijft.

De kosten van de architect en de constructeur niet zijn uit te splitsen naar projectonderdeel, daar beide delen door deze partijen parallel zijn uitgewerkt. De kosten zijn nu opgenomen onder het meest kostbare deel, de podium-overkapping. Bij verdeling naar bouwkosten in schattenderwijs 1/9 deel van voornoemde kosten besteed aan de afsluiting van de grot en het overige deel aan de overkapping. De kosten van de daadwerkelijke constructie van beide deelprojecten zijn wel gespecificeerd per projectonderdeel.

Tot slot moet nog vermeld worden dat een belangrijk aandeel in de totale werkzaamheden door vrijwilligers van het Openluchttheater is verricht, waardoor de door derden m.b.t. dit project in rekening gebrachte kosten waar nodig konden worden beperkt.

Vastgesteld kan worden dat alle voor dit project verkregen dan nog wel te verkrijgen subsidiebedragen, almede de toegezegde garantiebijdragen daadwerkelijk aan het onderhavige project, de overkapping van het openluchtpodium en de afsluiting van de theatergrot, is besteed.

 
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu